Zásady zpracování osobních údajů

Účelem tohoto dokumentu je poskytnout Vám souhrnný a srozumitelný přehled informací o zpracování osobních údajů při smluvním vztahu založeném kupní smlouvou se společností MK Synergy Group s.r.o., identifikační číslo 225 13 566, sídlem Sokolovská 352/215, 190 00 Praha 9, zapsané v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 417747, především o tom, jakým způsobem, v jakém rozsahu, za jakým účelem a po jak dlouhou dobu budou osobní údaje zpracovávány a dále Vás informovat o všech Vašich právech, která můžete v souvislosti se zpracováním osobních údajů uplatnit.

Pokud byste něčemu z tohoto dokumentu nerozuměli, neváhejte se na nás obrátit prostřednictvím níže uvedených kontaktů a my Vám vše rádi podrobněji vysvětlíme.

Tyto zásady se řídí zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

I. Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Správcem osobních údajů je osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů a odpovídá za jejich zpracování.

Správcem Vašich osobních údajů jsme my, společnost MK Synergy Group s.r.o., identifikační číslo 225 13 566, sídlem Sokolovská 352/215, 190 00 Praha 9, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 417747.

Kontaktovat nás můžete prostřednictvím e-mailu: info@mk-synergy.com

II. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl jmenován.

III. Hlavní zásady

Při zpracování Vašich osobních údajů ctíme a respektujeme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů a dodržujeme zejména následující zásady:

Osobní údaje zpracováváme pro stanovený účel, stanovenými prostředky a po dobu nezbytně nutnou vzhledem k účelu zpracování;
Osobní údaje chráníme a zajišťujeme jejich zpracování s maximální bezpečností, abychom zabránili neoprávněnému přístupu, změně, zničení či ztrátě;
Dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření zajišťující úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům;
Všechny osoby, které přicházejí do styku s osobními údaji, mají povinnost mlčenlivosti o získaných informacích.

IV. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Charakter osobních údajů, které od Vás získáváme a následně zpracováváme, závisí na tom, v jakém smluvním vztahu se nacházíme a za jakým účelem jsou údaje získávány.

Typicky zpracováváme následující údaje:

Identifikační údaje – jméno, příjmení, adresa, e-mail, identifikační číslo (u podnikatelů), adresa sídla či místa podnikání.
Kontaktní údaje – adresa bydliště, e-mailová adresa, telefonní číslo a další údaje poskytnuté pro účely komunikace.
Záznamy komunikace – zejména e-mailová nebo písemná komunikace mezi námi. Telefonní hovory nenahráváme.
Fakturační údaje – údaje z vystavených faktur a jiných účetních dokladů.
Ostatní údaje – např. údaje získané z Vašeho internetového prohlížeče, mobilního telefonu nebo prostřednictvím cookies.

V. Jak osobní údaje získáváme?

Osobní údaje nám poskytujete především Vy sami – osobně, telefonicky, e-mailem nebo vyplněním formulářů při využívání našich služeb. Dále údaje získáváme z vlastní činnosti nebo od třetích stran, se kterými spolupracujeme a které jsou oprávněny osobní údaje sdílet.

VI. K jakým účelům osobní údaje získáváme?

Osobní údaje používáme k účelům vyplývajícím z našeho smluvního vztahu. Ve většině případů nepotřebujeme Váš souhlas, protože zpracování umožňuje zákon. V některých případech ale souhlas vyžadujeme – ten můžete kdykoli odvolat (odvolání nemá zpětné účinky).

Hlavní účely zpracování jsou zejména:

uzavírání a plnění smluv – právním základem je uzavření a plnění smlouvy;
komunikace s Vámi a zlepšování našich služeb – právním základem je plnění smlouvy a ochrana oprávněných zájmů;
přímý marketing (newslettery, e-maily, SMS) – právním základem je ochrana oprávněných zájmů;
poskytování součinnosti orgánům veřejné moci – právním základem je splnění právních povinností;
ochrana našich práv, majetku a bezpečnosti – právním základem je ochrana oprávněných zájmů a plnění zákonných povinností.

VII. Jak dlouho Vaše osobní údaje uchováváme?

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou vzhledem k účelu jejich zpracování, v souladu se zásadou minimalizace. Pravidelně posuzujeme, zda je nutné údaje dále uchovávat. Pokud již nejsou potřebné, bezpečně je odstraníme.

Přehled příkladů doby uchování:

údaje související s plněním smlouvy – po dobu odpovídající promlčecím lhůtám;
údaje získané před uzavřením smlouvy – maximálně 1 rok, pokud k uzavření smlouvy nedošlo;
pro účely přímého marketingu – po dobu trvání smluvního vztahu a maximálně 1 rok po jeho skončení;
údaje zpracované na základě souhlasu – po dobu uvedenou v souhlasu nebo do jeho odvolání;
účetní a daňové záznamy – po dobu stanovenou právními předpisy od konce příslušného účetního období.

VIII. S kým Vaše osobní údaje sdílíme?

Vaše osobní údaje zpracováváme převážně interně. Pokud je to však nezbytné pro dosažení některého z výše uvedených účelů, můžeme je sdílet i s třetími osobami, a to buď jako se zpracovateli, nebo samostatnými správci. Předáváme je pouze subjektům, které zaručují odpovídající úroveň ochrany osobních údajů. V některých případech jsme povinni údaje předat orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon. Někdy také předáváme údaje třetím stranám na základě Vašeho souhlasu.

Konkrétně můžeme údaje zpřístupnit těmto subjektům:

naši smluvní partneři a dodavatelé služeb (např. poskytovatelé poštovních, přepravních, IT, účetních, daňových, marketingových nebo právních služeb);
orgány veřejné moci a třetí osoby účastnící se soudních nebo obdobných řízení (např. policie, soudy, úřady);
ostatní třetí osoby – například poskytovatelé platebních služeb, tísňové složky (hasiči, policie, lékařská pohotovost) apod.

IX. Jaká máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva?

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte řadu práv, která můžete uplatnit prostřednictvím našich kontaktních údajů. Žádosti vyřizujeme zpravidla do 1 měsíce (v odůvodněných případech do 3 měsíců). Za vyřízení žádosti nepožadujeme poplatky, pokud není zjevně nedůvodná či opakovaná.

Právo na přístup – můžete požádat o informaci, zda Vaše údaje zpracováváme, a získat jejich kopii a přehled účelů a doby uchování.
Právo na opravu nebo doplnění – pokud jsou údaje nepřesné nebo neúplné, můžete požádat o jejich opravu či doplnění.
Právo na výmaz – můžete požádat o vymazání Vašich údajů, pokud:
- již nejsou potřebné pro účel, pro který byly shromážděny,
- odvoláte svůj souhlas a neexistuje jiný právní důvod,
- úspěšně vznesete námitku proti zpracování,
- údaje byly zpracovány protiprávně,
- nebo jejich výmaz vyžaduje právní předpis.
Žádosti o výmaz nevyhovíme, pokud je zpracování nutné pro splnění právní povinnosti nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.
Právo na omezení zpracování – můžete požádat, abychom zpracování omezili (např. v případě zpochybnění přesnosti údajů, protiprávního zpracování nebo pokud je potřebujete pro uplatnění právních nároků).
Právo na přenositelnost – pokud zpracování probíhá na základě souhlasu nebo smlouvy, můžete požádat o poskytnutí údajů ve strojově čitelném formátu nebo o jejich předání jinému správci.
Právo vznést námitku – můžete vznést námitku proti zpracování prováděnému z důvodu oprávněného zájmu. Pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, zpracování ukončíme. Námitku můžete kdykoliv vznést i proti zpracování pro účely přímého marketingu – v takovém případě Vaše údaje již nebudou k tomuto účelu využívány.
Právo odvolat souhlas – pokud je zpracování založeno na Vašem souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat (odvolání má účinky do budoucna).
Právo podat stížnost – pokud se domníváte, že zpracování není v souladu se zákonem, můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.cz, tel.: +420 234 665 111.

X. Používáme automatizované individuální rozhodování?

Ne, v rámci naší činnosti osobní údaje automaticky nezpracováváme ani neprovádíme automatizované rozhodování.

XI. Osobní údaje jiných osob

Pokud nám poskytujete osobní údaje jiných osob, zavazujete se tyto osoby informovat o obsahu tohoto dokumentu a zajistit všechny potřebné souhlasy se zpracováním, používáním a předáváním jejich osobních údajů v souladu s těmito zásadami.